Parmi les principales problématiques...
Libérer la messagerie des trop nombreux emails échangés chaque jours en internes et avec ces partenaires /// Réduire les erreurs liées aux mauvaises versions des documents /// Bannir les pièces-jointes pour sécuriser et maîtriser l'accès aux documents et éviter leur stockage dans la messagerie /// Eviter l'étape de "consolidation" des diverses versions d'un document faites par ses collègues /// Pouvoir partager en toute simplicité les fichiers lourds sans surcharger la messagerie /// Gagner du temps au quotidien dans la recherche des documents et des échanges associés /// Disposer de pistes d'audit sur les accès et les partages des documents
Tous les secteurs d’activité,
Privés et Publics
Toutes les services
au siège, les sites distants et les partenaires.
Accès en continu et
travail permanent.
"Échanger" c’est adresser et recevoir en retour, "Collaborer" c’est travailler en commun.
Pour fédérer le travail collaboratif et générer les bénéfices associés, il est capital de rattacher les échanges aux documents, et non envoyer ses messages via un "silo" séparé avec pièce-jointe.
Partagez les documents avec les collègues et partenaires dans les Espaces Collaboratifs (Directions, Services, Equipes projets, Sites distants...) grâce au "multi-emplacement" : zéro doublon, zéro email, ni pièce-jointe pour toujours avoir la bonne version et sécuriser les accès.
Pour partager ponctuellement les documents avec des externes non-utilisateurs GoFAST, envoyez un lien de téléchargement sécurisé vers "le bon document" (la dernière version disponible avec accusé de téléchargement, audit...), et non pas des "versions" de fichiers en pièces-jointes.
Plutôt que des centaines d'emails, recevez un seul email de notification "Synthèse d'Activité" listant les contenus ajoutés ou mis-à-jour, les commentaires associés et la nature des modifications.
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Cas d'exemple avec 13 documents traités sur ½ jour par 10 collaborateurs, dont : 4 nouveaux documents, 26 mises-à-jour de fichiers existants et 14 messages associés. |
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Serveur de fichiers + pièces-jointes : Un total de minimum 140 emails envoyés (pour les 14 messages aux 10 collaborateurs). Jusqu’à 300 pièces-jointes partagées (considérant que chaque version des documents doit être transmise à toute l’équipe pour information/contribution). Risque d'oubli/erreur de destinataires, pièces-jointes non sécurisées, rapidement obsolètes et pouvant être transférées à n'importe quel adresse e-mail. |
Plateforme GED Collaborative GoFAST : 10 emails maximum (1 email/collaborateur), listant les documents ajoutés, mis-à-jour et commentés. 0 pièce-jointe grâce aux accès via des liens sécurisés (authentification requise), aucune erreur de destinataires, tout le monde à accès à la bonne version. Tous les commentaires laissés par l’équipe sont repris dans cette unique notification et toujours accessibles sur la page des documents concernés. |
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140 emails + jusqu’à 300 pièces-jointes |
10 emails (1 par collaborateur) + 0 pièce-jointe (uniquement des liens) |
Réduire les emails et collaborer c'est aussi gagner du temps grâce à la Suite Collaborative intégrée à GoFAST : zéro pièce-joute envoyée et rien à "consolider" car tous les contributeurs coéditent en simultanée les documents office, chacun sa partie avec suivi des modifications.
