Parmi les principales problématiques...
Centraliser et automatiser la gestion des courriers et les réponses associées, dans le respect des droits d’accès /// Assurer la bonne conformité des étapes de tri et diffusion, lecture, rédaction des réponses et leur validation /// Disposer des alertes nécessaires afin de veiller à la bonne prise en compte et au respect des délais /// Retrouver n’importe quel courrier avec un ou deux mots clefs (ex. sujet, expéditeur/destinataire, date, etc.) /// Disposer d’un tableau de bord des processus de gestion des courriers entrants et sortants
Tous les secteurs d’activité,
Privés et Publics
Toutes les Directions, Service courrier,
équipes distantes (filiales, partenaires...)
Accès en continu et
travail permanent.
Chaque organisation a une gestion des courriers qui lui est propre. GoFAST permet de modéliser des workflows spécifiques pour automatiser les assignations de lecture, de création des réponses depuis modèles, de validation, les informations exigées, les notifications d’alertes et rappels, etc.
Centralisez les courriers (PDF, documents scannés, emails/pièces-jointes...) à la fois dans l’Espace collaboratif dédié aux courriers et les Espaces des services concernés, avec zéro doublon grâce au "multi-emplacement" ! La visibilité peut également être déterminée dans le cadre du processus.
Lancement manuel ou automatisé de votre processus spécifique de gestion des courriers (ex. au dépôt des courriers), le courrier et sa réponse toujours rattachés au processus et accessible uniquement aux collaborateurs habilités pour assurer la confidentialité (RGPD).
Il est possible d’appliquer des Signatures électroniques, exigées à l'étape finale du processus de gestion des courriers (via votre client PDF ou un module additionnel).
Le Tableau de Bord des Workflows GoFAST permet de facilement vérifier les processus en cours ou achevés, l’historique détaillé, les courriers associés et les collaborateurs assignés.
L’indexation full-text et le puissant moteur de recherche permettent de retrouver les courriers (OCR) en saisissant le destinataire/expéditeur, l’objet du courrier, le signataire, etc. La recherche et les nombreux filtres font gagner un temps précieux !
Diverses solutions de traitement OCR/LAD/RAD peuvent être couplées à GoFAST pour la mise en place d’une dématérialisation simple ou avancée des courrier papiers entrants, selon vos besoins spécifiques. Contactez-nous !
