Parmi les principales problématiques...
Dématérialiser à la fois les factures papiers et le processus de facturation, pour réduire les erreurs et les coûts /// Centraliser et automatiser la réception et la gestion des factures dans le respect des droits d’accès /// Assurer la bonne conformité des étapes de vérification et de validation /// Disposer des alertes nécessaires afin de veiller au respect des délais /// Retrouver n’importe quelle facture avec un ou deux mots clefs (dont le montant de la facture) /// Disposer d’un tableau de bord des processus de facturation et les documents associés
Tous les secteurs d’activité,
Privés et Publics
Tous les Services, DAF, Comptable,
équipes distantes (magasins, filiales...)
Accès en continu et
travail permanent.
Centralisez les factures (PDF, documents scannés, emails/pièces-jointes, etc.) à la fois dans l’Espace collaboratif dédié à la facturation et les Espaces des services concernés, sans aucun doublon de fichier, ni erreur de version !
Lancement automatisé ou manuel de votre processus spécifique de gestion des factures (ex. au dépôt des factures). Les factures PDF sont rattachées au processus qui est transparent pour les collaborateurs impliqués : notification, liste des tâches, rappels, etc.
Chaque organisation a des processus qui lui sont propres. GoFAST permet de modéliser des workflows spécifiques 100% adaptés et automatiser les assignations (admissions, validations, etc.), informations exigées, le classement et la diffusion, les alertes et notifications de rappel, etc.
Afin de garantir le respect des réglementations, il est possible d’appliquer des Tampons et/ou des Signatures électroniques, exigés à l'étape finale du processus de gestion des factures (via votre client PDF ou module additionnel).
Le Tableau de Bord des Workflows GoFAST permet de facilement vérifier les processus en cours ou achevés, l’historique détaillé avec les commentaires, les factures PDF associées, les collaborateurs assignés et leur tâches.
L’indexation full-text et le puissant moteur de recherche permettent de retrouver les factures (OCR) en saisissant les prestataires, les montants, les articles, etc. La recherche et les nombreux filtres font gagner un temps précieux !
Divers solutions de traitement OCR/LAD/RAD peuvent être couplées à GoFAST pour la mise en place d’une dématérialisation simple ou avancée des factures papiers, selon vos besoins spécifiques. Contactez-nous !
